1- Choisir le mode de récupération des factures déposées par vos fournisseurs sur CPP. Trois possibilités techniques vous sont offertes. En 2017, vous pourrez :
– vous connecter au portail Internet de la gestion publique (PiGP) par lequel transitent vos échanges sécurisés habituels avec la direction générale des Finances publiques (récupération de fichiers fiscaux, envoi de flux comptables, etc.) Le même identifiant et le même mot de passe vous ouvriront l’accès, à compter de 2017, à votre espace « factures » dédié sur CPP. Vous pourrez y consulter les données transmises par les fournisseurs, les télécharger et, si besoin, rejeter ou suspendre une facture ;
– utiliser les services d’un tiers de télétransmission qui récupérera pour vous les données de facturation sur CPP et les intégrera dans votre logiciel financier ;
– si vous utilisez déjà un portail de dialogue dématérialisé avec vos fournisseurs (plateforme de type « e-bourgogne »), vos factures pourront être déposées sur la même plateforme, grâce à une interface de programmation (ou « API »).
2- Etudier le processus de circulation des factures dans vos services sous forme papier. Il faut réfléchir, notamment, au fait que jusqu’en 2020 vont cohabiter deux circuits d’arrivée des factures, via CPP pour les unes et par courrier traditionnel pour les autres : des règles de gestion doivent être définies avec précision pour cette période transitoire, de façon à simplifier le travail des agents amenés à traiter des factures. Il faut, notamment, éviter la tentation de revenir au « tout papier » en rematérialisant, pour des besoins internes ou pour le comptable public, des factures déposées par les entreprises dans CPP, ce qui serait contre-productif.
3- Choisir d’imposer ou non à vos fournisseurs la mention, sur chaque facture, du numéro de bon de commande et/ou d’un code identifiant le service destinataire de la facture. En cas de choix positif, il faut avertir vos fournisseurs qu’en l’absence de cette ou de ces mentions obligatoires, leur facture sera rejetée par CPP, et il vous faut paramétrer le compte de votre collectivité sur CPP en indiquant l’existence de ces mentions obligatoires. Ce paramétrage est indispensable pour permettre à CPP de rejeter dès l’entrée toute facture ne comportant pas les mentions que vous exigez de vos fournisseurs.
4- Vous préparer à émettre vous-même des factures électroniques si vous avez des clients publics. Dès le 1er janvier 2017, vous devrez, en effet, produire à destination de ces clients-là non plus des factures papier mais des flux de données respectant le format dit « PES-ASAP ». A cette fin, vous devez vous rapprocher de votre éditeur financier pour vérifier que votre logiciel a été adapté en conséquence.
Pour toute question pratique sur la facturation électronique, vous pouvez interroger votre comptable de la direction générale des Finances publiques, ou bien le « correspondant dématérialisation » de la direction départementale ou régionale des Finances publiques dont vous dépendez.